Czy IRS wymaga odczytów licznika z każdej podróży w Twoim Mileage Log?
Czy IRS wymaga odczytów licznika z każdej podróży w Twojej ewidencji przebiegu?
Czy IRS wymaga odczytów licznika kilometrów? W zależności od Twojej sytuacji, mogą istnieć różne wymagania, prawne lub inne, dotyczące prowadzenia rejestru przebiegu pojazdu. W tym artykule sprawdzimy, czy jest to wymóg IRS, aby zapewnić odczyty licznika kilometrów.
Wymagania IRS dotyczące prowadzenia rejestru przebiegu pojazdu
Przepisy i wytyczne IRS stanowią, że aby zakwalifikować się do odliczenia milowego należy prowadzić rejestr czterech faktów, kiedy prowadzisz samochód w celach służbowych:
- Czas i data jazdy
- Całkowita odległość jazdy
- Miejsce docelowe podróży, oraz
- Cel biznesowy jazdy. (Rozporządzenie IRS 1.274-5T(b)(6); Publikacja IRS 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses, Tabela 5-1 . )
Powinieneś mieć pisemny zapis tych faktów sporządzony w czasie lub blisko czasu, kiedy samochód był prowadzony (co najmniej raz w tygodniu). Ten zapis może być staromodną papierową ewidencją przebiegu, ale przepisy IRS wyraźnie stanowią, że "zapis biznesowego użycia... [samochodu], przygotowany w pamięci komputera przy pomocy programu rejestrującego będzie stanowił odpowiedni zapis." (IRS Reg. 1.274-5T(c)(2)(C)(2).)
Nie musisz mieć odczytów licznika kilometrów w swoim samochodzie. Nigdzie w prawie podatkowym, przepisach IRS, publikacjach IRS ani w żadnym innym miejscu nie ma takiego wymogu. Wszystko, co jest wymagane, to odpowiedni pisemny zapis odległości, którą przejechałeś.
Jakie formaty są akceptowane przez IRS?
Papier, pamiętnik, księga rachunkowa, cyfrowe arkusze kalkulacyjne, pliki CSV, pliki PDF, Xlsx (Microsoft's Excel) są wszystkie akceptowane przez IRS. Innymi słowy, format nie ma znaczenia, tak długo, jak odpowiednie zapisy są obecne (patrz "Odpowiednie zapisy" powyżej).
IRS faktycznie dostarcza papierowy szablon, ale pochodzi on z czasów przed elektronicznymi dziennikami przebiegu. Nie zalecamy ręcznego prowadzenia ewidencji, głównie ze względu na to, jak bardzo może to być żmudne.
Twój pracodawca powinien poinformować Cię, jakich rejestrów potrzebuje i podać formaty, które może przetworzyć.
Kiedy mogę skorzystać z normalnej stawki kilometrowej?
Standardową stawkę milową można zastosować, jeśli:
- Jeśli jesteś właścicielem lub leasingobiorcą swojego pojazdu,
- Używasz pojazdu w swojej działalności,
- Nie używasz dwóch lub więcej pojazdów w tym samym czasie,
- nie zażądałeś wcześniej rzeczywistych wydatków na pojazd, oraz
- Prowadzisz ewidencję kilometrów służbowych.
Czy IRS wymaga odczytów licznika kilometrów przy każdej podróży?
Mitem jest, że IRS wymaga, abyś rejestrował stan licznika na początku i na końcu podróży. Obecnie prawo nie wymaga, abyś rejestrował stan licznika kilometrów, z wyjątkiem początku i końca każdego roku oraz kiedy zaczynasz używać nowego pojazdu. Należy jednak pamiętać, że pracodawca może poprosić o częstsze zapisywanie stanu licznika kilometrów.
Jakie są wymagania dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu?
Nie ma żadnych wymagań co do sposobu ewidencjonowania przebiegu pojazdu, poza tym, że musisz rejestrować przebieg każdej podróży. Oznacza to, że
- rejestrowanie stanu licznika kilometrów na początku i na końcu podróży, lub
- śledzenie/rejestrowanie podróży w inny sposób, na przykład za pomocą telefonu lub GPS.
Najprostszym sposobem jest prawdopodobnie użycie aplikacji do rejestrowania przebiegu. Istnieje cała gama aplikacji, które zostały zaprojektowane w celu rozwiązania dokładnego problemu śledzenia i rejestrowania przebiegu. Możesz wybrać i używać jednej z nich.
Czy potrzebuję również , aby rejestrować osobiste podróże?
Jeśli prowadzisz pojazd(y) również do użytku osobistego, musisz również być w stanie udowodnić część użytkowania, która jest dla biznesu. Pracujesz to jako procent mil przejechanych zarówno w celach służbowych, jak i osobistych. Oznacza to prowadzenie dziennika wszystkich podróży, a następnie obliczenie części wykorzystanej do celów służbowych.
Jak długo należy przechowywać dokumentację?
To zależy. To najlepsza krótka odpowiedź, jakiej możemy udzielić. IRS stwierdza, że: "Generalnie oznacza to, że musisz przechowywać dokumentację, która potwierdza Twoje odliczenie (lub pozycję dochodu) przez 3 lata od daty złożenia zeznania podatkowego, na którym wnioskowane jest odliczenie".
IRS przypomina również, że zeznanie złożone wcześnie jest uważane za złożone w terminie płatności. Pamiętaj, że inne zasady obowiązują jeśli Twój pracodawca jest krewnym.
Jakie są standardowe stawki milowe
W roku 2020, standardowe stawki milowe wynoszą:
- 57,5 centa za milę w przypadku podróży służbowej
- 17 centów za milę dla celów medycznych
- 14 centów za milę dla organizacji charytatywnych
Jakie są standardowe stawki milowe na rok 2020, 2019 i lata poprzednie?
| Rok | Stawka za milę | Daty objęte stawką |
| 2020 | 57,5 centa | 1/01/20-12/31/20 |
| 2019 | 58 centów | 1/01/19-12/31/19 |
| 2018 | 54,5 centa | 1/01/18-12/31/18 |
| 2017 | 53,5 centa | 1/01/17-12/31/17 |
| 2016 | 54 centy | 1/01/16-12/31/16 |
| 2015 | 57,5 centa | 1/01-15-12/31/15 |
| 2014 | 56 centów | 1/01/14-12/31/14 |
| 2013 | 56 centów | 1/01/13-12/31/13 |
| 2012 | 55,5 centa | 1/01/12-12/31/12 |
| 2011 | 51 centów | 1/01/11-12/31/11 |
Standardowa stawka milowa jest ustalana co roku przez IRS i jest to stawka, którą można odliczyć od podatku za przejazdy.
Wniosek
Konieczne jest, abyś udowodnił swój przebieg służbowy zgodnie z wymogami prawa. Jednakże IRS nie wymaga odczytów licznika kilometrów dla każdej podróży z wyjątkiem początku i końca roku.
